בונים תקציב עלויות עבודה - 10 טיפים

בימים אלה חברות רבות כבר עוסקות בתכנון לשנה הבאה וכחלק מכך בבניית תקציב עלויות העבודה (Labor Costs) לשנת 2020. מדובר בתהליך מורכב יחסית עבור כל העוסקים בו. חשיבותו של התהליך רבה ולו רק לנוכח העובדה שמדובר בסעיף ההוצאות הגדול ביותר (או אחד מ-3 הגדולים) בכל חברה וארגון.

בכתבה זו ריכזנו עבורכם 10 טיפים לבניית תקציב עלויות העבודה.

 1. הגדרת מטרות הפרויקט – כמו בכל משימה, גם בתהליך זה דרושה הבנה והגדרה מדויקת של מטרות הפרויקט, זהו מפתח חשוב להצלחת המהלך. מהן בדרך כלל המטרות של תהליך בניית תקציב עלויות עבודה?

א. לספק להנהלת החברה תמונת מצב אמינה בנוגע לעלויות העבודה הצפויות בשנה הבאה.

ב. לאפשר קבלת החלטות בסוגיות שונות המשפיעות על מבנה העלויות – לדוגמא: שינויים ארגוניים צפויים, שינויים במספר העובדים, עדכוני תקינה, עדכוני שכר, שינויים במדיניות התגמול וכד'.

ג. לאפשר מעקב שוטף, לאתר פערים בין הוצאות השכר בפועל לתקציב ולנטר את הפערים.

 2. הגדרת גבולות גזרה – מה נכלל בתקציב עלויות עבודה? על כך שמדובר ברכיבי שכר למיניהם והפרשות סוציאליות בד"כ אין מחלוקת. לעומת זאת, קייימים סעיפי הוצאות שבארגונים שונים עשויים להשתייך לסעיפים תקציביים שונים. לדוגמא – הוצאות בגין רכב חברה, ארוחות, פעילות רווחה וכד'. הדבר החשוב בהקשר זה הוא לוודא שכל סעיף עלות נכלל בסופו של דבר במסגרת התקציב הכולל של החברה ויחד עם זאת לא מתבצע תקצוב כפול.

 3. הפרד (לקטגוריות) ומשול – חשוב מאוד לא להסתפק בבניית תקציב המסתכם בעלות העבודה הכוללת ליחידה ארגונית. חשוב ביותר לחלק את התקציב לקטגוריות בעלות מאפיינים דומים (לדוגמא – שכר בסיס, שעות נוספות, הפרשות סוציאליות וכד'). חלוקה כזאת מאפשרת הבנה טובה יותר של הפערים. במצב בו התקציב לא מחולק לקטגוריות ייתכן מצב בו הביצוע בפועל דומה מאוד לתקציב למרות שלמעשה קיימים פערים ניכרים בין הקטגוריות השונות.

 4. עונתיות – האם לבנות תקציב שנתי ולפרוס באופן אחיד בין החודשים? או לבנות כל חודש בנפרד תוך התייחסות לעונתיות?

אין תשובה חד משמעית. כמובן שהגישה השנייה היא מדויקת הרבה יותר אך דורשת השקעה רבה יותר בשלב התכנון והבניה. לחברות בהן עלויות השכר משתנות באופן משמעותי במהלך השנה בשל העסקת כוח אדם זמני, היקף שעות נוספות לא אחיד לאורך השנה או עונתיות משמעותית בתחום תגמול תלוי ביצועים מומלץ לבנות את התקציב תוך התחשבות ב"התנהגות" עונתית של כל אחת מקטגוריות התגמול הרלוונטיות.

5. מלמעלה או מלמטה ? – בבניית תקציבי עלויות עבודה ישנן שתי גישות מקובלות:

א. בניית התקציב "מלמעלה" (Top Down) – על פי שיטה זו התקציב נבנה על בסיס סה"כ ההוצאה בתקופה המקבילה "אחורה" תוך הפעלה של הנחות עבודה שונות בנוגע להתפתחות קטגוריית השכר הרלוונטית. לדוגמא – תקציב שעות נוספות בשנה הבאה ייקבע כביצוע בפועל של שנה קודמת פחות מקדם התייעלות רצוי של 2%.

ב. בניית התקציב "מלמטה" (Bottom Up) – על פי שיטה זו התקציב העתידי נבנה כסכום של אומדנים הנבנים ברמה אישית לכל עובד בהתאם להתפתחות עלות העסקה הצפויה לכל עובד (עדכון מדרגות שכר בהתאם לתנאי הסכם קיבוצי החל ממועד מסוים במהלך השנה/השפעות עדכון השכר על רכיבי שכר הנגזרים ממנו/עדכון זכאות לדמי הבראה וכד'). שיטה זו מדויקת הרבה יותר ומאפשרת הבנה טובה יותר של הפערים בין ביצוע לתקציב.

אז מהי השיטה המומלצת? התשובה תלויה בפרמטרים רבים כגון כמו גודל הארגון, מורכבות מבנה התגמול, רמת ההשתנות והתנודתיות בהוצאות השכר וכד'. כמו  בנושאים אחרים – גם כאן השילוב בין השיטות עשוי להיות הפתרון המנצח. יש קטגוריות תגמול אותן נכון יותר לנהל "מלמטה" (כגון שכר בסיס, רכב חברה וכד'). לעומת זאת יש מרכיבי התגמול אשר ניהול "מלמטה" בלתי אפשרי בהם או יכול להביא לעיוותים. כך לדוגמא, לנהל תקציב של "הוקרה" ברמת העובד לא יהיה נכון כי העובדה שמישהי קיבלה פרס הצטיינות בתקופה הקודמת לא אומר שהיא (או עובדת אחרת ממחלקה שלה) תקבל את הפרס בשנה הבאה. ולכן בסוג כזה של רכיבי תגמול יהיה נכון יותר לקבוע את התקציב "מלמעלה" ולחלק אותו בין היחידות באופן יחסי לתקינה / היקף שכר הבסיס.

הבחנה אפשרית נוספת היא התייחסות שונה לאוכלוסיות עובדים שונות. לדוגמא – בניית תקציב "מלמטה" לעובדי מטה ובניית תקציב "מלמעלה" לעובדים ברצפת הייצור או מוקדים.

6. לא שוכחים לתקצב את ההפרשות – יש סעיפים תקציביים רבים שקשורים באופן ישיר לשכר אבל לא מדובר בתשלומים שחברה מוציאה בפועל. ההפרשות העיקריות הן הפרשות לחופשה, פיצויים, דמי הבראה וכד'. נדרש תיאום ציפיות ותיאום "שפות" הדוק עם יחידת הכספים בארגון כדי לסכם את אופן התקצוב של סעיפים אלה. במקרים רבים סעיפי ההפרשות מנוהלים ע"י יחידת כספים ולא "מחושבים" במסגרת תקציב עלויות העבודה רגיל. אנשי משאבי אנוש שימו לב – כמעט בכל פעם שיהיו פערים בין המספרים שאתם תציגו למספרים שיציגו אנשי הכספים, הנטיה תהיה לסמוך על הנתונים שהם יציגו, גם אם בפועל אתם מחשבים נכון יותר. מדוע זה כך? אתם בטח מבינים בעצמכם.

 7. תקציב מבוסס מספר עובדים או תקני משרה מלאה? – מדובר בנקודה שחשוב לתת את הדעת לגביה שכן חלק מרכיבי השכר מושפעים מהיקף המשרה ולכן עבורם חישוב התקציב אמור להתבסס על "תקני משרה מלאה" ואילו ברכיבי תגמול אחרים (לדוגמא שי לחג בחלק מן החברות) התקציב אמור להיות מחושב לפי מספר העובדים הצפוי ללא קשר להיקף המשרה שלהם.

 8. איזון בין דיוק למורכבות החישובים – לעיתים המצוין הוא האויב הגדול ביותר של הטוב מאוד. בחלק מסעיפי השכר השאיפה להגיע לחישוב המדויק ביותר שלוקח בחשבון את כל המשתנים האפשריים עשוי לסבך מאוד את החישובים ללא תועלת ממשית לארגון. חשוב להתמקד ולדייק את מרכיבי התקציב ה"כבדים" ואילו הנחות עבודה בהקשר למרכיבי תקציב שוליים יותר, גם הנחות עבודה פשטניות למדי בדרך כלל "יעשו את העבודה".

9. תיעוד הנחות עבודה – את תקציב עלויות העבודה בונים כמעט תמיד באקסל. לעיתים, רק מי שבנה את האקסל הספציפי יודע (ולעיתים שוכח לאחר מספר חודשים…) לשחזר מה היו הנחות העבודה ששימשו אותו בעת בניית התקציב. חשוב מאוד לתעד את הנחות העבודה לבניית התקציב במסמך word / מצגת וע"י כך להימנע מהצורך "לחפור" בנוסחאות כדי להבין מה עשיתם (או עשו אחרים שכבר לא עובדים בארגון).

10. שקיפות ושיתוף המנהלים – למנהלים בארגון יש את ההשפעה הגדולה ביותר על העמידה בתקציב עלויות העבודה במהלך השנה. הדרך היחידה לרתום אותם לחשיבות העמידה בתקציב היא לשתף אותם בתהליך הכנתו – להבהיר את הנחות העבודה, לקיים דיונים על הסעיפים המרכזיים עליהם יש להם השפעה (תקינה, היקף עבודה בשעות נוספות, תמריצים וכד').

בהצלחה !

לכל שאלה וקביעת פגישת יעוץ ללא עלות והתחייבות ניתן ליצור קשר בטלפון 09-9577971 או לפנות במייל – cony@compvision.co.il

קוני סטרוז'ילץ

יועץ בכיר, סמנכ"ל

שתפו יחד עם החברים

שיתוף ב facebook
שיתוף ב google
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב pinterest
שיתוף ב print
שיתוף ב email

קצת עלינו

אנחנו ב-Compvision מבינים שחברות, ארגונים ועסקים שצועדים קדימה ומגיעים להישגים גדולים, עושים זאת באמצעות ההון האנושי. אנחנו מאמינים שכדי לממש את האסטרטגיה העסקית, צריך למפות וליצור תהליכים ניהוליים ותוכניות מדויקות, המאפשרים למנהלים ולעובדים ליזום, להתפתח עם הארגון או החברה ולהגיע לתוצאות מצוינות.

עקבו אחרינו

פוסטים אחרונים

השארת תגובה

גלילה לראש העמוד
דילוג לתוכן